KI-Richtlinie / AI Governance Policy

KI ist längst im Unternehmen – Ihre Richtlinie noch nicht?

Ihre Mitarbeiter nutzen ChatGPT, Copilot und DeepL. Jeden Tag. In der Rechtsabteilung werden Vertragsentwürfe gegengelesen, im Marketing entstehen Texte, im Kundenservice antwortet ein Chatbot. Das ist nicht die Zukunft – das ist der Status quo.

Aber wer hat definiert, welche Daten in diese Tools fließen dürfen? Wer weiß, ob der Copilot-Output in einer Vorstandspräsentation landen darf? Und was passiert, wenn ein KI-Tool eine Entscheidung trifft, die rechtliche Konsequenzen hat?

Ohne klare Spielregeln ist jede KI-Nutzung ein unkontrolliertes Experiment. Und ab dem 2. August 2026 verlangt der EU AI Act genau diese Spielregeln – schwarz auf weiß.

Die KI-Richtlinie der ComplianceWerkstatt ist genau dieses Dokument: eine fertig formulierte, intern einsetzbare Policy für den Umgang mit KI-Systemen in Ihrem Unternehmen. Kein Leitfaden, den Sie erst interpretieren müssen – sondern ein Regelwerk, das Sie mit Ihren Unternehmensdaten versehen und direkt in Kraft setzen können.

Fertig formulierte KI-Richtlinie. Gelbe Platzhalter ausfüllen, freigeben, in Kraft setzen.

Was diese Richtlinie für Sie regelt

• Erlaubte, eingeschränkte und verbotene KI-Anwendungen – Damit jeder Mitarbeiter weiß, was geht und was nicht. Klare Kategorien mit praxistypischen Beispielen. Keine Grauzone.

• Genehmigungsprozess für neue KI-Tools – Bevor ein neues Tool eingeführt wird, durchläuft es einen definierten Prüfprozess. Mit Checkliste, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskriterien. So verhindern Sie Wildwuchs.

• Datenschutz & Vertraulichkeit (DSGVO-Schnittstelle) – Was darf in ein KI-Tool eingegeben werden? Was nicht? Klassifizierung nach Vertraulichkeitsstufen mit konkreten Do's und Don'ts.

• Transparenzpflichten – Wann müssen Kunden, Geschäftspartner oder Betroffene darüber informiert werden, dass KI im Spiel ist? Definierte Szenarien und Formulierungshilfen.

• Meldepflichten bei KI-Vorfällen – Was ist ein KI-Vorfall? An wen wird gemeldet? In welcher Frist? Ein definierter Eskalationsweg – nicht erst im Ernstfall improvisiert.

• Schulungspflichten – Wer muss was wissen? Verweis auf das AI Literacy Schulungskonzept (→ Siehe AI Literacy Schulungskonzept + Nachweis – Dok 6 des AI Act Aufbau-Bundles).

Warum dieses Template – und nicht selbst schreiben?

Für wen?

• Compliance Officer, die bis August 2026 eine AI Governance Policy vorlegen müssen.

• IT-Leiter, die den Wildwuchs an KI-Tools kanalisieren wollen, bevor es regulatorisch eng wird.

• Datenschutzbeauftragte, die die DSGVO-Schnittstelle zur KI-Nutzung sauber dokumentiert brauchen.

• Geschäftsführer KMU, die keine Rechtsabteilung haben, aber ein professionelles Regelwerk brauchen.

In 60 Minuten einsatzbereit

1. Datei öffnen – Word-Dokument mit allen Abschnitten, vollständig vorformuliert.

2. Gelbe Platzhalter ausfüllen – Unternehmensname, Verantwortliche, Geltungsbereich – alles markiert.

3. Interne Prüfung – Mit Rechtsabteilung / Geschäftsführung abstimmen. Die Struktur steht, Sie diskutieren nur die Details.

4. In Kraft setzen – Freigabe dokumentieren, an Mitarbeiter kommunizieren, Schulungspflicht auslösen.

Alle Platzhalter sind gelb markiert – einfach mit Ihren Unternehmensdaten ersetzen und sofort nutzen.