KI-Inventar & Risikoklassifizierung

Wie viele KI-Systeme nutzt Ihr Unternehmen? Wenn Sie zögern, haben Sie ein Problem.

Die Frage klingt einfach. Aber die wenigsten Unternehmen können sie präzise beantworten. ChatGPT nutzt das Marketing. Copilot ist in Microsoft 365 integriert. Der Kundenservice hat einen Chatbot. Personio macht KI-gestütztes Recruiting. Und irgendwer hat letzte Woche Midjourney ausprobiert.

Der EU AI Act verlangt, dass Sie jedes einzelne KI-System kennen, einer Risikoklasse zuordnen und Ihre Rolle (Provider, Deployer, Distributor) bestimmen. Ohne diese Bestandsaufnahme ist jede weitere Compliance-Maßnahme Blindflug.

Das KI-Inventar der ComplianceWerkstatt gibt dieser Bestandsaufnahme Struktur. Eine Excel-Arbeitsmappe mit definierten Feldern, automatischer Risikoklassen-Zuordnung und Dashboard – damit Sie in wenigen Stunden wissen, wo Sie stehen.

Alles beginnt mit dem Inventar. Wer seine KI-Systeme nicht kennt, kann sie nicht compliant machen.

Was dieses Tool für Sie leistet

• Strukturierte Erfassung – Jedes KI-System wird mit allen relevanten Feldern dokumentiert: Name, Anbieter, Einsatzzweck, Datenflüsse, betroffene Personen, Verantwortlicher. Vordefinierte Dropdown-Listen sorgen für konsistente Eingabe.

• Automatische Risikoklassifizierung – Basierend auf Ihren Angaben ordnet das Tool jedes System einer AI-Act-Risikoklasse zu: verboten, hoch, begrenzt oder minimal. Die Logik folgt Anhang III der Verordnung.

• Rollenbestimmung – Sind Sie Provider, Deployer oder Distributor? Die Antwort bestimmt Ihre Pflichten. Das Tool hilft bei der Zuordnung und zeigt die jeweiligen Konsequenzen.

• Fristen-Tracker – Nicht alle Pflichten greifen gleichzeitig. Das Tool zeigt, welche Deadline für welches System gilt – damit Sie priorisieren können.

• Dashboard – Gesamtübersicht auf einen Blick: Wie viele Systeme je Risikoklasse? Wo sind offene Pflichten? Ampellogik für den schnellen Statuscheck.

Warum dieses Template – und nicht selbst bauen?

Für wen?

• Compliance Officer, die den Überblick über alle KI-Systeme brauchen – als Basis für alle weiteren AI-Act-Maßnahmen.

• IT-Leiter, die die Schatten-KI im Unternehmen sichtbar machen wollen, bevor es regulatorisch eng wird.

• Datenschutzbeauftragte, die wissen müssen, welche KI-Systeme personenbezogene Daten verarbeiten.

In einem halben Tag erledigt

1. KI-Systeme eintragen – Alle bekannten Tools erfassen. Die Dropdown-Listen führen Sie durch die Felder.

2. Risikoklassen prüfen – Die automatische Zuordnung überprüfen und bei Bedarf anpassen.

3. Rollen bestimmen – Provider, Deployer oder Distributor – pro System festlegen.

4. Dashboard nutzen – Gesamtübersicht generieren, Handlungsbedarf identifizieren, Prioritäten setzen.

Alle Platzhalter sind gelb markiert – einfach mit Ihren Unternehmensdaten ersetzen und sofort nutzen.