Deployer-Dokumentationstemplate

12 KI-Tools vorausgefüllt – die Recherche ist erledigt

Art. 26 des EU AI Act verlangt von Deployern – also von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen – eine strukturierte Dokumentation: Welches System wird genutzt? In welcher Risikoklasse? Welche Transparenzpflichten gelten? Wie ist die menschliche Aufsicht organisiert?

Das klingt nach einem überschaubaren Aufwand. Bis man anfängt. Denn für jedes Tool müssen Sie die Anbieter-Dokumentation durcharbeiten, die Risikoklasse bestimmen, Datenschutz-Implikationen prüfen und alles in einem einheitlichen Format zusammenführen. Pro Tool: 2–4 Stunden Recherche.

Dieses Template nimmt Ihnen die Recherchearbeit ab. 12 der gängigsten KI-Tools sind bereits vorausgefüllt – mit Anbieter-Informationen, Risikoklasse, Transparenzpflichten und Datenschutz-Hinweisen. Sie ergänzen nur noch Ihre internen Daten: Einsatzzweck, Verantwortlicher, Datenflüsse, menschliche Aufsicht.

12 Tools vorrecherchiert. Ihre Aufgabe: nur noch die gelben Felder ausfüllen.

Welche Tools sind vorausgefüllt?

1. ChatGPT (OpenAI)

2. Microsoft Copilot (365)

3. GitHub Copilot

4. Google Gemini

5. Claude (Anthropic)

6. DeepL / DeepL Write

7. Midjourney / DALL-E

8. HubSpot AI / CRM-KI

9. SAP Business AI

10. Personio / HR-KI-Tools → Hochrisiko!

11. Kundenservice-Chatbot

12. Grammarly

Pro Tool vorausgefüllt: Anbieter, Risikoklasse nach AI Act, relevante Transparenzpflichten, Datenschutz-Hinweise, Links zur Anbieter-Dokumentation.

Von Ihnen zu ergänzen (gelbe Platzhalter): Interner Einsatzzweck, verantwortliche Person/Abteilung, Datenflüsse im Unternehmen, Maßnahmen zur menschlichen Aufsicht, Vorfall-Log.

Leervorlage inklusive: Für Tools, die nicht in den 12 Profilen enthalten sind, finden Sie im Anhang eine Blanko-Vorlage zum Ausfüllen.

Warum dieses Template – und nicht selbst recherchieren?

Für wen?

• Compliance Officer, die die Deployer-Pflichten nach Art. 26 AI Act systematisch erfüllen müssen.

• IT-Leiter, die für jedes KI-Tool einen sauberen Steckbrief brauchen – für Audits, Behördenanfragen oder interne Dokumentation.

• Datenschutzbeauftragte, die wissen müssen, welche Daten in welches KI-Tool fließen und wie der Anbieter damit umgeht.

In einem halben Tag erledigt

1. Vorausgefüllte Profile prüfen – 12 Tool-Steckbriefe durchgehen. Die Kerninformationen stehen – Sie validieren.

2. Gelbe Felder ergänzen – Interner Einsatzzweck, Verantwortlicher, Datenflüsse pro Tool eintragen.

3. Weitere Tools ergänzen – Blanko-Vorlage für unternehmensspezifische KI-Systeme nutzen.

4. Dokumentation ablegen – Zentrale Ablage, Verweis im KI-Inventar herstellen.

Alle Platzhalter sind gelb markiert – einfach mit Ihren Unternehmensdaten ersetzen und sofort nutzen.